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Erfolgsgeschichten
Künstliche Intelligenz
Datenvisualisierung für mehr Transparenz im Vertriebsprozess
Transferprojekt mit regio-logistik stellt Weichen für Digitalisierung
1.500 Aufträge wickelt das Unternehmen regio-logistik täglich ab, 400 Empfänger werden Tag für Tag von dem Logistikdienstleister in der Region zwischen Münster und Osnabrück angefahren. Aktuell nutzen 1.000 Kunden die Leistungen des Grevener Mittelständlers – und regio-logistik möchte weiterwachsen. Um die Voraussetzungen dafür zu schaffen, setzte das KMU auf die Zusammenarbeit mit dem Mittelstand-Digital Zentrum Ruhr-OWL: Mit dem Transferprojekt „KI im Vertriebsprozess“ wurden Kundendaten systematisch aufbereitet und die Prozesse für die Neukundengewinnung optimiert.
Digitalisierung als Herausforderung
Transferprojekt mit regio-logistik stellt Weichen für Digitalisierung
Analoge Prozesse und Fehlende Transparenz
„Besonders in kleinen Unternehmen beobachten wir immer wieder, dass viele Prozesse noch analog abgewickelt werden“, weiß Stefan Hartmann, Wissenschaftlicher Mitarbeiter am Fraunhofer IEM und einer der Digitalisierungsexperten des Transferprojekts. „Die Excel-Tabelle ist dann das zentrale Instrument für die Datenpflege.“ Ähnlich war es auch bei regio-logistik – und das machte sich bei dem Unternehmen, das 20 Mitarbeitende beschäftigt und Aufträge von 1000 Kunden abwickelt, insbesondere im Vertriebsprozess bemerkbar. „Es gab eine Diskrepanz zwischen dem, was das Unternehmen machen musste und was es machen konnte“, bringt es Stefan Hartmann auf den Punkt.
Welche Kunden sitzen wo? Wann wurden sie zuletzt kontaktiert? Welche Aufträge gab es? Die Antworten auf diese und weitere für die Kundenbindung und -akquise relevanten Fragen fanden sich in einer Excel-Tabelle wieder. Oder in Form von Notizen der zuständigen Mitarbeitenden, die zudem über viel Erfahrungswissen verfügen, das nicht zwingend in Tabellen festgehalten wird. „Wenn also gezielt Informationen zu Kunden und Aufträgen zusammengestellt werden sollten, war das mit viel Zeitaufwand verbunden“, erklärt Hartmann. In einer Potenzialanalyse, bei der die Fachleute des Mittelstand-Digital Zentrums Ruhr-OWL gemeinsam mit Unternehmensvertretern den IST-Prozess im Vertrieb aufnahmen, wurde schnell klar: Es fehlt an Transparenz.
Ziele formuliert
Klare Kundendokumentation
„Aus den Potenzialen haben wir dann Ziele formuliert“, beschreibt Stefan Hartmann das weitere Vorgehen. Im Rahmen von vier Arbeitspaketen hat das Digitalisierungsteam unter anderem einen SOLL-Prozess für den Vertrieb abgeleitet, mögliche IT-Systeme zur Unterstützung identifiziert, die Pilotierung der Lösung umgesetzt und Mitarbeitende für den Umgang mit der neuen Technologie qualifiziert. „Ein wichtiger Schritt war die Integration eines CRM-Systems in den Vertriebsprozess“, so Hartmann. „Wir haben Anforderungen erarbeitet und passende CRM-Anbieter ausgewählt.“
Gleichzeitig verfolgten Team und Unternehmensvertreter ein zweites Teilprojekt: die Visualisierung der vorliegenden und zu erfassende Excel-Daten. Dazu wurde das Tool Microsoft PowerBI zur professionellen Datenanalyse eingeführt und an bestehende Datenquellen angedockt. „Anstatt die Excel-Datei zu durchforsten, können alle Angaben nun visualisiert werden“, erklärt Hartmann. Welche Kunden mit welchem Umsatz haben wo ihren Standort? In Kürze zeigt eine Karte die Aufteilung an. „So können die Mitarbeitenden direkt in die Datenanalyse einsteigen“, sagt der Experte und stellt einen zentralen Mehrwert des Projekts heraus: „Das bringt eine enorme Zeitersparnis mit sich.“ Und auch von dem eingeführten CRM-System profitiert regio-logistik: mit einer transparenten Kundendokumentation und -kommunikation sowie der Unterstützung bei der Neukunden-Akquise.
Weg weitergehen
Nächste Schritte
Mittlerweile sind System und Tool soweit im Unternehmen integriert, dass „damit gearbeitet werden kann“, so Hartmann. Für das Team vom Mittelstand-Digital Zentrum Ruhr-OWL ist das Projekt damit abgeschlossen. „Wir haben mit dem Transferprojekt die Voraussetzungen für die Digitalisierung des Vertriebsprozesse geschaffen. Und auch die ersten Schritte nach der Einführung begleiten und unterstützen wir noch“, so der Wissenschaftliche Mitarbeiter. „Dann ist es an dem Unternehmen, den Weg weiterzugehen.“
Die Vorteile
Was hat´s gebracht?
Die Vorteile
- Vertriebsprozesse optimiert
- Effizienzsteigerung
- Bessere Kundenbindung
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