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Erfolgsgeschichten
Digitale transformation
„Digitalisierung hört nie auf“
MECU treibt digitale Transformation mit neuem ERP-System voran
„Digitalisierung ist für uns natürlich ein Thema, wie überall.“ Wenn man mit Sabine Linder-Möller über Digitalisierungsprojekte in ihrem Unternehmen spricht, kann sie einige Beispiele nennen – und viele Herausforderungen, die mit diesen verbunden waren. „Wir hatten viele Ideen. Haben einiges ins Rollen gebracht, aber zu wenig umgesetzt.“ Die Geschäftsführerin der MECU Metallhalbzeug GmbH & Co. KG will das ändern und hat auf die Zusammenarbeit mit dem Mittelstand-Digital Zentrum Ruhr-OWL gesetzt. Mit Unterstützung des Transformation Coach möchte sie beginnen, ihr Unternehmen papierlos aufzustellen. Den Anfang macht der manuelle Arbeitsschein. Auf ihn soll als erstes verzichtet werden.
Digitalisierung als Herausforderung
Unternehmen papierlos auftstellen
Vom Papier ins
ERP-System
Noch ist der Arbeitsschein aus Papier immer dabei: Der Laufzettel begleitet alle Prozessschritte, bringt Informationen zum jeweiligen Auftrag vom Wareneingang zur Produktion und Lagerung bis hin zum Warenausgang. Das kostet Zeit, bindet Arbeitskraft und birgt ein hohes Fehlerpotenzial. „Darum möchten wir alle Informationen vom Arbeitsschein in ein internes ERP-System integrieren“, erklärt Stephan Miethling, Leiter des Projekts bei MECU. Die Weichen dafür sind gestellt – dank der engen Zusammenarbeit mit dem Mittelstand-Digital Zentrum Ruhr-OWL.
Digitaler Arbeitsschein
Enge Abstimmung mit Angestellten
An zwei Standorten des Unternehmens führten die Digitalisierungsexpert:innen eine IST-Aufnahme der Prozesse durch. „Uns war es wichtig zu identifizieren, welche Informationen auf dem Arbeitsschein mitgeführt werden und welche Möglichkeiten bestehen, diese auch anders bzw. digital abzubilden“, sagt Sascha Franke, wissenschaftlicher Mitarbeiter am Fraunhofer IML und Projektleiter. Ein Arbeitsschritt, der in enger Abstimmung mit den Angestellten umgesetzt wurde. Ganz bewusst holten das Unternehmen und das Mittelstand-Digital Zentrum die Mitarbeitenden „mit ins Boot“. „In dem Moment, in dem man die Prozesse angeht, rührt man auch im tiefsten Inneren der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter“, weiß Sabine Linder-Möller. „Schließlich werden Routinen gestört und Neuerungen eingeführt.“
Prozesse für Menschen
Roadmap gibt die Richtung vor
Um die neuen Prozesse nicht an den Menschen vorbeizuplanen, die sie letztlich umsetzen, wurden Mitarbeitende verschiedener Abteilungen in die Analyse der Ausgangssituation integriert. „Wir haben zum Beispiel gefragt: Wie lebt ihr die Prozesse? Wo seht ihr Optimierungsbedarf“, blickt Sascha Franke zurück. „So haben wir die Komplexität der Prozessabläufe gut nachvollziehen können und hatten eine Basis für die weiteren Arbeitsschritte.“ Diese bestanden zunächst aus einer gemeinsamen Entwicklung von SOLL-Prozessen, aus denen Digitalisierungsmaßnahmen abgeleitet wurden. Diese wurden wiederum priorisiert und in einer Roadmap überführt. „Diese strukturiert die schrittweise Implementierung der Maßnahmen und neuen Funktionen“, so Franke, der MECU mit seinem Team aktuell bei der Auswahl der passenden ERP-Software unterstützt. „Es ist wichtig, dass die Prozesse und das System harmonieren. Für die Auswahl und Neuaufsetzung des ERP-Systems ist das natürlich zentral.“
Digitalisierung hilft
Hohe Expertise
Ist das ERP-System erst einmal im Unternehmen integriert, ist der Digitalisierungsprozess für MECU allerdings noch lange nicht zu Ende. „Digitalisierung hört ja nie auf“, sagt Sabine Linder-Möller. „Das merken wir auch bei dem aktuellen Digitalisierungsprojekt. Es betrifft das ganze Unternehmen, verschiedene Standorte. Und letztendlich müssen wir alle Bereiche mitnehmen, um eine digitale Transformation zu erreichen.“ Ein Unterfangen, das vielen kleinen und mittleren Betrieben im Alltagsgeschäft so gar nicht möglich ist. Zeitmangel, hohe Kosten und fehlende Expertise sind einige Gründe. „Ohne ein Digitalisierungsteam ist das kaum zu schaffen“, weiß die MECU-Geschäftsführerin. „Man muss dranbleiben. Den Enthusiasmus für die digitale Transformation hochhalten. Das ist schon eine Herausforderung.“ Dass sich ihr Unternehmen dieser Herausforderung jetzt stellen kann, ist auch der Unterstützung des Mittelstand-Digital Zentrums zu verdanken. „Die Expertise, die da geballt auf ein Unternehmen trifft, ist schon extrem hoch“, sagt Stephan Miethling. „Das hat uns sehr geholfen.“ Auch in Hinblick auf den nächsten Schritt, die Theorie in die Praxis zu überführen. Sabine Linder-Möller ist zuversichtlich: „Wir sind da auf einem sehr guten Weg.“
Die Vorteile
Was hat´s gebracht?
Die Vorteile
- weniger Papier
- weniger Fehlerpotentiale
- Zeitersparnisse
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