Strategie-Cockpit schafft Transparenz bei der digitalen Transformation

Guett-Dern etabliert neues Tool zur Umsetzung der Digitalisierungsstrategie

Das Unternehmen Guett-Dern arbeitet kontinuierlich und zukunftsorientiert an der Optimierung seiner Prozesse. Dazu hat der Fachbetrieb für Sicherheitstechnik mit dem Mittelstand-Digitalzentrum Ruhr-OWL auch eine Digitalisierungsstrategie erarbeitet. Ein wichtiger erster Schritt auf dem Weg zur Digitalisierung des Unternehmens. Doch der zweite Schritt – die Umsetzung der Maßnahmen – blieb lange aus. Der Grund: Es fehlte an Ressourcen und Fachwissen, um die in einer Roadmap erarbeiteten Projekte von der Theorie in die Praxis zu überführen. Die erneute Zusammenarbeit mit den Expert*innen des Mittelstand Digital Zentrums hat das geändert: In einem Transferprojekt wurde ein digitales Strategie-Cockpit konzipiert und umgesetzt.

Projektpartner

Guett Dern Fachbetrieb für Sicherheitstechnik
& Fraunhofer IEM

Größe

ca. 50 Mitarbeitende

Ort

Köln

genutzte Services

Potentialanalyse, Transformation Coach & Transferprojekt

Digitalisierung als Herausforderung

Tool trackt Projektfortschritt

Ziele auf der Digitalisierungsroadmap

„Wir brauchten ein Tool, das uns hilft, die Projekte und ihren Fortschritt zu tracken, bevor es im Sande verläuft, was wir zuvor schon erarbeitet hatten“, bringt es Katharina Guett, Geschäftsführerin des Kölner Unternehmens auf den Punkt. Vier große Querschnittsthemen hatte das Unternehmen mit Hilfe des Mittelstand-Digital Zentrums Ruhr-OWL identifiziert: die Digitalisierung des Lagers, des Materialstamms, von Prozessen und Tagesabläufen und Workflows. Diesen Zielen wurden auf der Digitalisierungsroadmap wiederum verschiedene Projekte zugeordnet. „Da kamen einige zusammen“, weiß Katharina Guett. So viele, dass es schien „als stünden wir vor einem riesigen Berg und wüssten nicht, wie wir es zum Gipfel schaffen sollten.“

Ein Problem, das viele kleine und mittlere Unternehmen teilen: Zeitmangel, fehlendes Know-how und Erfahrung sowie die starke operative Einbindung von Führungskräften stellen gerade KMU bei der strategischen Planung vor Herausforderungen. Um die Umsetzung und das Controlling der definierten Roadmap von Guett-Dern transparent und messbar zu gestalten, entwickelte das Projektteam des Kompetenzzentrums gemeinsam mit dem Unternehmen geeignete Strukturen und Werkzeuge.

Verständliche Kennzahlen

Technologierecherche mit ZUkunft

Hierzu wurde ein Umsetzungskonzept erstellt, um das sogenannte Strategie-Cockpit vorzubereiten, umzusetzen, zu nutzen und auf diese Weise den Transfer der Digitalisierungsstrategie in die Praxis zu erleichtern und transparenter zu transportieren. „Zu Beginn des Projekts haben wir die bereits bestehende Roadmap überarbeitet“, erinnert sich Katharina Guett. Detaillierte Steckbriefe beschrieben die bereits definierten Maßnahmen, messbare Kennzahlen wurden abgeleitet und Verantwortlichkeiten definiert. Ein Konzept fasste zudem wesentliche Strukturen zur Umsetzung der Strategie zusammen und bildete die Basis für ein transparentes und gezieltes Multi-Projektmanagement.

Damit für die technische Umsetzung auch ein Tool bei Guett-Dern eingeführt wird, das zu dem Unternehmen und seinen Zielen passt, erarbeitete das Projektteam zunächst grundlegende Anforderungen an die IT-Unterstützung, führte eine Technologierecherche durch und bewertete die Ergebnisse und möglichen Lösungsansätze in einem Workshop mit Unternehmensvertretern. Nach der Entscheidung für ein Tool überführten Projektkoordinatorin Magdalena Förster und ihr Team die Roadmap mit allen Kennzahlen und Verantwortlichkeiten in das Tool. „Zudem haben wir Testläufe mit Feedbackschleifen durchgeführt und in virtuellen Workshops Mitarbeiter zur Bedienung, Pflege und Weiterentwicklung des Tools geschult“, so die Wissenschaftliche Mitarbeiterin vom Fraunhofer IEM.

„Wir sind kurz vor der Finalisierung“, erzählt Katharina Guett. Auch die optische Darstellung sei nahezu abgeschlossen. Wenn alles steht, wird das Strategie-Cockpit einen klaren und leicht verständlichen Überblick über den jeweiligen Projektstand geben: Wie viele Projekte sind bereits abgeschlossen? Welche laufen noch? Und auf welchem Stand? Auf diese Weise wird der digitale Fortschritt im Unternehmen festgehalten und für alle sichtbar. „Das Tool schafft Transparenz“, hebt Katharina Guett ein weiteres wichtiges Ziel des Strategie-Cockpits hervor. „Und alles, was Transparenz schafft, hilft dabei, Entwicklungen nachzuvollziehen und zu verstehen.“

Umsetzung der Roadmap

sichtbarer Fortschritt

Das ist der Geschäftsführerin vor allem in Hinblick auf ihre Mitarbeitenden wichtig. Mit jeder digitalen Maßnahme, die in die Umsetzung kommt, werden Fortschritte und auch Vorteile sichtbar und spürbar. „Der praktische Nutzen der Digitalisierung wird bei der täglichen Arbeit erfahren und kann anhand von Kennzahlen auch direkt belegt und nachvollzogen werden“, betont Katharina Guett. „Die Digitalisierungs-Roadmap ist etwas Greifbares geworden und nicht mehr so abstrakt.“

Sie ist überzeugt, dass das Unternehmen ohne die Unterstützung des Mittelstand-Digitalzentrums Ruhr-OWL nicht an diesen Punkt gekommen wäre. Die Umsetzung der Digitalisierungsstrategie fiel ursprünglich in die Zeit der Corona-Pandemie. Andere Themen seien da immer wieder in den Vordergrund gerückt. „Umso schöner ist es jetzt, dass die Digitalisierungs-Roadmap nicht mehr ins Leere läuft“, sagt Katharina Guett und lächelt. „Wir haben ein reales Ergebnis und ein Tool an der Hand, mit dem wir die Digitalisierung unserer Prozesse strategisch weiterentwickeln und mit ihr gemeinsam wachsen können.“

Kontaktformular

Newsletter

Beratungstermin

Erfolgsgeschichten

Digitale Transformation