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Erfolgsgeschichten
Künstliche Intelligenz
Diamant Software etabliert digitales Prozessmanagement
Transferprojekt nutzt Process Mining zur Optimierung der Abläufe
1980 wurde das Unternehmen Diamant Software gegründet. Mittlerweile arbeiten 300 Mitarbeitende bei dem Spezialisten für Rechnungswesen und Controlling. Doch das starke Wachstum des Bielefelder Mittelständlers beeinflusst die Geschäftsprozesse. Ein strukturiertes Prozessmanagement soll die aktuellen Abläufe analysieren und optimieren. In dem Transferprojekt „Digitales Prozessmanagement mit Process Mining“ mit dem Mittelstand-Digital Zentrum Ruhr-OWL hat Diamant Software darum eine Prozessarchitektur aufgebaut.
Digitalisierung als Herausforderung
eine erste Kontaktaufnahme
Eine „klassische Erfolgsstory“
„Die Zusammenarbeit von Diamant Software und dem Mittelstand-Digital Zentrum ist eine klassische Erfolgsstory“, sagt Jonathan Brock, wissenschaftlicher Mitarbeiter am Fraunhofer IEM und Projektleiter. Den Anfang machte dabei eine einfache Anfrage: Vertreter des mittelständischen Unternehmens sind über die Website der Digitalisierungsexperten auf das Angebot des Mittelstand-Digital Zentrums gestoßen und haben per Mail eine Potenzialanalyse angefragt.
erste gemeinsame Schritte
Am Anfang stand die Potenzialanalyse
Am Unternehmensstandort wurden dann die ersten Weichen für ein digitales Prozessmanagement gestellt: „Wie geht das Unternehmen an Prozesse heran? Wie werden Prozesse aufgenommen? Das waren die Fragen, denen wir zusammen mit Diamant Software nachgegangen sind“, erinnert sich Jonathan Brock. Es folgten mehrere Workshops, die schließlich in dem Transferprojekt mündeten. In ihm soll das Fundament für ein digitales Prozessmanagement gelegt werden, das die Technologie Process Mining nutzt.
Konkrete Prozesse und Maßnahmen
in drei Arbeitspakete gegliedert
Das Projekt ist in drei Arbeitspakete gegliedert. „Der Aufbau des Prozessmanagements hat hierbei quasi den Löwenanteil ausgemacht“, erklärt Jonathan Brock. Schließlich gehe es nicht allein darum, die einzelnen Prozesse aufzunehmen und zu modellieren, sondern diese auch mit der Technologie Process Mining automatisch darzustellen.
„Es wurden gemeinsam drei zentrale Elemente ausgearbeitet“, so Brock. Nach einer Ist-Analyse der Ausgangsituation sowie der Definition von Strategie und Zielen, wurde eine Prozessarchitektur entwickelt, die End-to-End-Prozesse darstellt. „Diese haben wir dann über Share Point den Mitarbeitenden zugänglich gemacht“, beschreibt Jonathan Brock einen weiteren Projektschritt. Außerdem haben die Experten des Mittelstand-Digitalzentrums Ruhr-OWL mit Unternehmensvertretern mögliche Rollen durchgesprochen und Verantwortlichkeiten zugewiesen.
technologie Process Mining
Prozess als Use Case genutzt
Anschließend standen Ablauf und Nutzen eines Process-Mining-Projekts im Fokus des zweiten Arbeitspakets. „Das beinhaltete die systematische Auswahl eines Use Case und der dafür entsprechenden Daten“, sagt Jonathan Brock. Anhand eines einfachen Prozesses konnten die in diesem anfallenden Daten mit Process Mining automatisch in Prozessmodelle überführt werden. Die auf diese Weise erhaltenen Informationen und Zahlen ermöglichten die Beantwortung einfacher Analysefragen, z.B. nach Bearbeitungszeiten oder der Anzahl sachlicher Prüfungen oder Rechnungen.
digitales Prozessmanagement
Roadmap für die Zukunft
Die Erstellung einer zentralen Roadmap war Bestandteil des dritten Arbeitspakets. Auf Basis der erreichten Ziele und genutzten Methoden fasste das Projektteam die nächsten Schritte zur Kompetenzsteigerung im Bereich digitales Prozessmanagement zusammen. „Gleichzeitig besteht auch die Möglichkeit, dass Kunden von Diamant Software von den gewonnenen Erkenntnissen profitieren“, betont Jonathan Brock und nennt standardisierte Analysefragen für Consulting und Vertrieb als Beispiel.
Projekt wird fortgeführt
Partnerschaft auf Augenhöhe
Die Zusammenarbeit mit dem Mittelständler aus Bielefeld beurteilt der Projektleiter als „durchweg positiv“. Sein Team habe die Fachexpertise zur Verfügung gestellt, dann habe man in einer Partnerschaft auf Augenhöhe das Know-how im Unternehmen aufgebaut. „Wir haben eine Grundstruktur geschaffen und Diamant Software dabei unterstützt, ein digitales Prozessmanagement aufzubauen und in die richtigen Bahnen zu lenken“, erklärt Brock weiter. Jetzt sei es an dem Unternehmen selbst, die nächsten Schritte gehen. Dass die Weiterführung des Projekts nicht im Arbeitsalltag untergehen wird, davon ist Jonathan Brock überzeugt. „Das Team von Diamant Software möchte was bewegen. Alle sind sehr motiviert“, freut er such. „Es ist schön, den Staffelstab so fließend weiterzugeben.“
Was hat´s gebracht?
Die Vorteile
- Kompetenzsteigerung
- Vorteile für Kunden
- Standardisierte Analysefragen für den Vertrieb
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